Hoe zien de notulen van mijn VvE er uit?
Heb je ons de opdracht gegeven om je woning te taxeren, dan hebben wij een aantal documenten nodig om het taxatierapport zo snel mogelijk af te kunnen ronden. Onder deze documenten zijn ook de notulen van de Vereniging van Eigenaren (VvE). Deze vergadering vindt in het geval van een actieve VvE minimaal één keer per jaar plaats.
De VvE kan gezamenlijk beheerd worden door de bewoners van een pand, maar het komt ook regelmatig voor dat het VvE beheer uitbesteed is aan een externe organisatie. Ter controle hiervan ontvangen wij bij de aanvraag van een taxatie ook graag het vestigingsnummer van de VvE. Dit is het nummer waarmee de VvE gevestigd is bij de Kamer van Koophandel, bestaand uit twaalf cijfers.
Stuur de aanvraag van een taxatie ook de notulen van de laatste vergadering naar ons op. Let er hierbij op dat de datum van deze notulen in het afgelopen jaar ligt. Ligt de datum verder weg, dan gaat het meestal niet om de meest recente notulen, aangezien een Vereniging van Eigenaren minimaal één keer per jaar behoort te vergaderen.
Ben je zelf nog nooit bij de Algemene Ledenvergadering aanwezig geweest, bijvoorbeeld omdat het VvE Beheer is uitbesteed aan een derde partij of omdat je iemand een volmacht hebt gegeven om in jouw plaats aanwezig te zijn, dan geven je hieronder een voorbeeld van de notulen van de VvE, zodat je kunt zien welke onderdelen de notulen bevatten:
Notulen van de VvE
Algemene Ledenvergadering
Datum:
Locatie:
Aanwezig:
De heer/mevrouw …
Volmacht::
De heer/mevrouw …
Afwezig:
De heer/mevrouw …
- Opening en mededelingen
- Vaststellen aantal vertegenwoordigde stemmen
- Totaal aantal stemmen binnen VvE
- Aantal stemmen aanwezig/vertegenwoordigd
- Jaarlijks onderhoud
- Onderhoudsklachten
- Beschrijving uit te voeren onderhoud
- Offerte-aanvragen
- Financiën
- Nieuwe onderhoudskosten opnemen in begroting
- Meerjarenonderhoudsprognose
- Meerjarenonderhoudsplanning
- Rondvraag
6. Vervolgafspraken en sluiting
Deze notulen zijn vastgesteld op de vergadering van …
voorzitter bestuurder
…………………………… ……………………………
Besluitenlijst
Actiepuntenlijst
Wij ontvangen deze (PDF) documenten bij voorkeur (en indien mogelijk) vóór de afspraak met de taxateur. Zo kunnen wij tijdig aan de slag met de verwerking van de gegevens. Wij doen ons uiterste best de taxatie binnen drie werkdagen na opname gereed te hebben. Het kan echter voorkomen dat het externe validatie-instituut NWWI het rapport nog niet heeft gevalideerd.
Let op: U kunt bij elke stap maar één bestand toevoegen. Ook moet dit een .PDF bestand zijn. Mocht u de bestanden in een ander formaat hebben of mocht het document uit meerdere losse .PDF bestanden bestaan, gebruik dan SmallPDF om de bestanden te converteren of samen te voegen.Wij ontvangen deze .PDF documenten bij voorkeur vóór de afspraak met de taxateur. Zo kunnen wij tijdig aan de slag met de verwerking van de gegevens. Wij doen ons uiterste best de taxatie binnen vijf werkdagen na opname gereed te hebben. Het kan echter voorkomen dat het externe validatie-instituut NWWI het rapport nog niet heeft gevalideerd.
